Je staat één of verscheidene personen van de dienst of het bedrijf waar je werkt, administratief bij. Je voert de documenten (brieven, tabellen, ...) in en geeft ze vorm met behulp van buroticatechnieken. Je registreert, klasseert en archiveert de documenten (op papier of digitaal). Je neemt ook logistieke taken op je : beheer van leveringen, organisatie van een vergadering of van evenementen (reservatie van zalen, ...). Je staat in voor het timemanagement van de dienst (agenda's, verplaatsingen, vergaderingen, ...). Je ontvangt, filtert en staat in voor de opvolging van de post, e-mails, faxen en telefoontjes.

Als commercieel secretaris ontvang je de klanten, zowel telefonisch als fysiek, en je verschaft hen informatie (voorstelling van het bedrijf, voortgang van een dossier, ...). Je kunt ook instaan voor het beheer van specifieke vragen van de klanten en deze doorspelen naar de bevoegde personen/betrokken diensten. Mogelijk stel je ook prijsoffertes op en sta je in voor de organisatie van de verplaatsingen van het commercieel team.

Als boekhoudkundig secretaris ga je het boekhoudkundig werk voorbereiden. Ook de opvolging van de klanten en van de dossiers behoort tot jouw takenpakket (beheer van de facturatie, van de bestellingen, opvolging van de betalingen, enz.).

Als juridisch secretaris moet je kunnen typen op basis van een dictafoon. Je voert juridische documenten in en geeft ze vorm. Mogelijk ga je ook eenvoudige opzoekingen in wetteksten uitvoeren.

Deze functie is meestal toegankelijk voor houders van een bachelordiploma. Dat kan vervangen worden door een stevige ervaring in kantoorwerk en een aanvullende beroepsopleiding. Vaak wordt praktische kennis van Frans en Nederlands gevraagd. Mondelinge taalkennis (Engels, Duits, ...) maar soms ook schriftelijk taalbeheersing, kan tot de job behoren. In de openbare sector is de functie toegankelijk via examens, waarbij bepaalde aanwervingsvoorwaarden en diplomavereisten worden gesteld.